10 vantaggi dell’adozione della gestione del portafoglio di progetti

La complessità, il costo e le dimensioni dei progetti sono cresciuti in modo esponenziale negli ultimi decenni. Così anche il numero di progetti intrapresi dalle organizzazioni. Nel loro insieme, non c’è da meravigliarsi che gestire i progetti in modo efficiente e portarli a termine con successo siano entrambi diventati priorità fondamentali per molte organizzazioni.

In effetti, il successo dei progetti è diventato così centrale per il successo aziendale che il Project Management Institute (PMI) ha etichettato il commercio di questa epoca come Project Economy, affermando che è un’era “in cui le organizzazioni forniscono valore alle parti interessate attraverso il completamento con successo dei progetti , consegna dei prodotti e allineamento ai flussi di valore.”

Il PMI stima il valore delle attività orientate ai progetti in tutto il mondo a $ 12 trilioni nel 2017 e ha stimato che crescerà fino a $ 20 trilioni entro il 2027.

Il volume e il valore dei progetti hanno reso necessaria una forte supervisione dei costi e della consegna dei progetti. Pertanto, molte organizzazioni hanno implementato la disciplina del project management e hanno sempre più adottato anche il project portfolio management.

Che cos’è la gestione del portafoglio di progetti?

Il Project Portfolio Management (PPM) riunisce le metodologie, i processi e le tecnologie utilizzate dal Project Management Office (PMO) di un’organizzazione, nonché da tutti i suoi project manager, team di progetto e i progetti stessi sotto un’unica struttura di governance.

Questa gestione centralizzata aiuta a garantire che le metodologie, i processi e le tecnologie vengano utilizzati in modo coerente ed efficiente nei singoli progetti all’interno dell’azienda, con l’obiettivo di generare un maggiore successo complessivo nella consegna dei progetti.

Karen Willow, consulente senior per l'approvvigionamento, SwingtideKaren Salice

La gestione centralizzata di PPM consente inoltre all’organizzazione di concentrarsi sul miglioramento continuo di tali metodologie, processi e tecnologie e di misurare l’efficacia con cui i project manager ei team di progetto li utilizzano.

“È la gestione dei processi che vengono utilizzati in tutta l’organizzazione di gestione del progetto”, ha affermato Karen Willow, consulente senior di sourcing presso la società di consulenza gestionale Swingtide, di PPM.

PPM crea un approccio dall’alto verso il basso alla consegna del progetto, piuttosto che lasciare che ogni project manager o team di progetto operi autonomamente con poca o nessuna supervisione o coordinamento.

L’obiettivo di PPM è quello di ottimizzare il modo in cui i progetti vengono consegnati all’interno dell’azienda, rendendo PPM non sinonimo di gestione dei progetti o addirittura di gestione dei programmi. Piuttosto, si tratta della governance di come avviene tutto quel lavoro.

Sono disponibili numerosi software e strumenti per supportare le attività PPM, con alcuni strumenti più orientati alla gestione strategica dei progetti e altri che consentono l’agilità tattica.

illustrazione che elenca i 15 migliori software e strumenti di gestione del portfolio di progetti disponibili nel 2023
Ecco alcuni dei migliori software e strumenti PPM disponibili nel 2023.

Vantaggi dell’adozione del PPM

Secondo diversi esperti di progetto, le organizzazioni che adottano il PPM hanno maggiori probabilità di avere le persone giuste che lavorano sulle cose giuste con le risorse giuste che fluiscono verso i progetti giusti al momento giusto. PPM garantisce inoltre che progetti, risorse materiali e lavoratori siano programmati in una sequenza ottimale.

Amit Grover, direttore delle soluzioni avanzate, GuidehouseAmit Grover

“È importante avere una gestione del portafoglio in modo da poter vedere i diversi progetti per assicurarsi che ci sia standardizzazione, per assicurarsi che stiano lavorando tutti verso un obiettivo comune, per vedere se ci sono sinergie e per assicurarsi che si completino a vicenda, ” ha affermato Amit Grover, che, in qualità di direttore del gruppo Advanced Solutions presso la società di consulenza Guidehouse, si concentra sulle implementazioni dei sistemi aziendali.

Non tutte le organizzazioni sono abbastanza grandi o hanno il volume di progetti da giustificare l’adozione di una pratica PPM su vasta scala, ha affermato Willow, ma ha osservato che coloro che lo adotteranno vedranno molteplici vantaggi per l’azienda, inclusi i seguenti.

1. Migliore processo decisionale

Il PPM conferisce coerenza al modo in cui le organizzazioni valutano qualitativamente e quantitativamente i progetti durante l’intera funzione di consegna del progetto, il che a sua volta aiuta le organizzazioni a essere più obiettive nella valutazione e nella definizione delle priorità dei progetti.

“PPM toglie l’emozione dai progetti”, ha detto Willow. “Le organizzazioni tendono a convincere le persone che sono emotive per i loro progetti preferiti. Con PPM, hai qualcuno che valuta i progetti per vedere quanto costeranno, qual è il ROI – aiuta le persone che potrebbero volere un progetto specifico a vedere che forse non c’è ROI.”

2. Accelerazione dell’erogazione di nuovi prodotti e servizi e trasformazione

Con il coordinamento di PPM delle metodologie, dei processi e degli strumenti di consegna dei progetti in tutti i progetti e programmi, le ridondanze e le inefficienze che richiedono tempo possono essere ridotte al minimo e persino eliminate.

Ciò, a sua volta, consente all’organizzazione di muoversi più rapidamente attraverso la consegna del progetto, ha affermato Samir Datt, responsabile globale del segmento strategia e operazioni tecnologiche presso la società di consulenza Protiviti.

Samir Datt, responsabile globale della strategia e delle operazioni tecnologiche, ProtivitiSamir Datt

“Puoi mantenere il controllo ma sbarazzarti del rallentamento”, ha spiegato.

3. Coerenza tra i team di progetto aziendali

PPM crea e porta gli stessi standard e strategie a tutti i team di progetto, assicurando così che tutti comprendano e lavorino allo stesso insieme di obiettivi e utilizzino gli stessi processi per misurare e segnalare il successo, hanno affermato gli esperti. PPM aiuta anche a rafforzare la coerenza degli strumenti utilizzati, ha aggiunto Datt, che può eliminare l’uso di tecnologie non autorizzate, le cosiddette ombra IT — all’interno della funzione di consegna del progetto.

4. Maggiori opportunità di miglioramento continuo

La centralizzazione della governance dei progetti tramite PPM consente alle organizzazioni di vedere cosa funziona e cosa no in tutti i progetti. Ciò offre ai funzionari del PPM l’opportunità di identificare le aree di miglioramento, ha affermato Datt.

Allo stesso tempo, ha osservato, quei funzionari PPM possono anche vedere opportunità per automatizzare i processi nella funzione di consegna del progetto. Ciò porta ulteriori miglioramenti al lavoro di consegna del progetto attraverso maggiori efficienze, risparmi sui costi e guadagni di produttività.

5. Allocazione ottimizzata delle risorse e maggiore efficienza

Allo stesso modo, Willow ha affermato che il PPM può aiutare le organizzazioni a diventare più efficienti nel modo in cui consegnano i progetti perché la gestione del portafoglio di progetti incoraggia l’uso di processi ripetibili.

Ecco perché: poiché i team utilizzano una serie di approcci approvati, dedicano meno tempo alla determinazione degli approcci da utilizzare con ogni nuovo progetto e non impiegano tempo ad aggiornare i lavoratori su processi non familiari.

Inoltre, Willow ha notato che poiché i team di progetto utilizzano ripetutamente le opzioni approvate dalla funzione PPM, diventano più veloci e più abili nell’usarle, offrendo così ancora più efficienza alla funzione di consegna del progetto.

illustrazione che elenca i 10 principali vantaggi della gestione del portafoglio di progetti
PPM aiuta le aziende a lanciare, orchestrare e completare progetti in linea con i loro scopi e obiettivi.

6. Maggiore visibilità sull’intera pipeline del progetto

Tale coerenza di metodologie e processi aiuta anche a creare maggiore visibilità nella pipeline del progetto e nello stato del progetto. La ragione? Tutti i project manager e i team di progetto userebbero gli stessi strumenti e tecniche per misurare e riferire, ha spiegato Willow. “Poiché stai utilizzando strumenti e modelli standardizzati, è tutto su un piano di parità per i rapporti”, ha aggiunto.

PPM può assicurarsi che tu stia facendo i progetti giusti, che i progetti forniscano il giusto valore all’organizzazione e che siano in linea con la strategia, gli obiettivi e gli obiettivi.

Anil KrishnanandaDirettore della strategia e trasformazione IT, Guidehouse

7. Maggiore responsabilità

Questa maggiore visibilità consente inoltre ai leader aziendali di essere più efficaci nel ritenere i project manager e i team di progetto responsabili di ciascun progetto, nonché delle loro percentuali di successo su più progetti nel tempo.

“Puoi vedere quanti progetti ottieni in tempo e nel budget, e quindi sei in grado di motivare tutti all’interno dell’organizzazione nel suo complesso ad adottare gli strumenti e i processi di cui hanno bisogno per essere più efficienti”, ha affermato Willow.

8. Convalida della selezione del progetto e della strategia aziendale

Grazie al miglior processo decisionale e alla maggiore visibilità offerti dal PPM, le organizzazioni possono confermare più prontamente che stanno procedendo con i progetti che effettivamente supportano i loro obiettivi generali, ha affermato Anil Krishnananda, direttore della strategia e trasformazione IT di Guidehouse.

“PPM può assicurarsi che tu stia facendo i progetti giusti, che i progetti forniscano il giusto valore all’organizzazione e che siano in linea con la strategia, gli obiettivi e gli obiettivi”, ha affermato.

Anil Krishnananda, direttore della strategia e trasformazione IT, GuidehouseAnil Krishnananda

9. Migliore gestione del rischio

PPM consente alle organizzazioni di gestire in modo più efficace i rischi del progetto, offrendo ai funzionari una visione dei potenziali problemi non solo in ciascun progetto ma in tutti i progetti, hanno affermato gli esperti. Questa prospettiva più ampia consente al PMO e/o ai leader aziendali di gestire meglio il rischio assegnando le risorse in modo più accurato o dando priorità ai progetti, ha affermato Grover. Ad esempio, i dirigenti con una visione completa della pipeline del progetto e dei rischi associati potrebbero decidere di intraprendere prima un progetto di migrazione al cloud se ridurrebbe un rischio per la sicurezza in un altro progetto IT.

10. Maggiore probabilità di successo e aumento del ROI complessivo

Mettendo insieme tutti i vantaggi, Willow ha affermato che l’adozione del PPM offre una maggiore probabilità che l’organizzazione possa completare con successo tutti i progetti in modo coerente, un obiettivo chiave per qualsiasi organizzazione che mira a prosperare sul mercato.

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